1. 國內(nèi)第一本英文寫就的實際操作的秘書實務教材，涵蓋涉外秘書實際工作的主要方面：辦公室日常事務、商務旅行、接待事務、會議事務。

2. 以項目導向、任務驅(qū)動、工學結(jié)合的教學模式來構(gòu)建教學內(nèi)容，突出操作性。

3. 以案例導入，并加以闡釋分析知識點，讓學生掌握具體工作場景中語言的恰當使用。

自20世紀70年代后期中國改革開放初始起，越來越多的合資企業(yè)、三資企業(yè)和外資企業(yè)進入中國大陸，涉外秘書也隨之成為必不可少的工作崗位和職位。除去熟練掌握一種（或多種）外語，在工作中熟練使用現(xiàn)代化高科技辦公設備、通曉貿(mào)易和法律知識、具備優(yōu)秀的協(xié)助和協(xié)調(diào)專業(yè)能力，還有在跨文化溝通中做到游刃有余，所有這些都是涉外秘書所應該具備的素質(zhì)和技能。

在西方國家，從事涉外秘書這種工作的人常常稱為行政專業(yè)人士，其工作內(nèi)容遠非僅僅打字和接聽電話（參見國際職業(yè)秘書協(xié)會網(wǎng)站IAAP：http://www.iaap-hq.org/）。涉及這個崗位有幾個稱謂，即PA，EA，AA，需要做一說明：PA，私人助理（Personal Assistant）的首字母縮寫，也常稱為總經(jīng)理或總裁秘書，管理辦公室日常事務（會議、信件往來、行程安排、會見等）和上司的個人事務（子女入托或入學、理發(fā)、體檢、親友宴會、給配偶買禮物、娛樂活動等）；EA，執(zhí)行助理（Executive Assistant）的首字母縮寫，常輔助財務主管或其他執(zhí)行主管等的工作；而在大型公司輔助團隊或某個部門主管工作的稱為行政助理（Administrative Assistant，AA），比如銷售部秘書，但是在另外一家專業(yè)性公司可能就是管理性工作的助理了。AA（行政助理）更多可看做是私人助理和執(zhí)行助理的總稱。稱呼之所以有各種不同，實質(zhì)上是由助理人員在各家公司的組織層次中輔助和匯報的不同對象決定的。如果有工作的需要，行政助理會在公司的各個部門各個層次發(fā)揮不可替代的作用，甚至有些助理有時會代替老板在一些事務上做決定。這樣一來，私人助理（PA）或執(zhí)行助理（EA）很可能會發(fā)展為職業(yè)經(jīng)理人。

優(yōu)秀的行政助理能盡善盡美地輔助其上司的工作。行政助理常常將每一件事情悉心考慮，了解他的管理模式和做事風格，處處為上司考慮周全周到，不僅僅做好本職日常工作和上司交代的工作，還要提前想到上司下一步的安排，預計其需要的幫助，適當時候，還能為其提供建議和實質(zhì)性的處理手段和方法，為上司的工作和生活鋪平道路。學會并幫助上司和其他各個部門、公司上下的員工加強溝通，為上司考慮在前，默默提供支持，平易近人，處事不驚。

秘書或行政助理是上司的左膀右臂，想其所想，考慮周全周到。同時行政助理每天都在和人打交道，溝通是其天職，是工作生命的基本元素。他們通過口頭和書面形式，無時不刻傳達和接收來自上司、同事或公司客戶的信息。

《涉外秘書溝通實務》是國內(nèi)第一本英文寫就的實際操作的秘書實務教材，涵蓋涉外秘書實際工作的主要方面：辦公室日常事務、商務旅行、接待事務、會議事務。整本教材以秘書的四大主要工作內(nèi)容的實際流程為主線，以項目導向、任務驅(qū)動、工學結(jié)合的教學模式來構(gòu)建教學內(nèi)容，突出操作性。以案例導入，并加以闡釋分析知識點，讓學生掌握具體工作場景中語言的恰當使用。訓練部分以涉外秘書溝通的工作任務或任務過程為工作情景來設計實訓題目，確定能力訓練目標，最后測評和反饋。該教材的另一重點是讓學員學習用恰當?shù)挠⒄Z來完成各項工作。全體編著者希望本書能幫助讀者對這個必不可少的而且充滿挑戰(zhàn)的職業(yè)有更深刻的了解，并且對秘書使用的語言有所掌握，也希望能幫助從業(yè)人員成長為自信、優(yōu)秀的行政助理。

本書是秘書類教材工學結(jié)合的首次嘗試。在編寫過程中，編著者很難涵蓋秘書工作的方方面面，未來的修改和補充必不可少，編著者還將與時俱進，積累更多、更好、更貼近秘書實際工作的材料和資源。本書自然也是引玉之作，所有編寫人員都真誠期待親愛的讀者提出寶貴意見，以便在未來的修訂中不斷精進。

本書編寫人員

第一章 辦公室日常事務

項目一 金銀姬 張士云

項目二 張士云

項目三 代曉麗

第二章 商務旅行

項目一 姚方杰

項目二 楊清

項目三 丁麗巖

第三章 接待事務

項目一 白冰

項目二 張弓

第四章 會議事務

項目一 劉軼新

項目二 劉軼新

項目三 劉軼新

審閱、校對 韓乃臣

編者

2011年3月

前言

Chapter One Office Routines 1
Project One Telephone Communication
電話溝通 1
Part one: General knowledge知識目標 2
Part two: Field Practice實訓練習 5
Part three: Assessments實訓評估 7
Project Two Mail Management信函管理 8
Part one: General knowledge知識目標 9
Part two: Field Practice實訓練習 16
Part three: Assessment實訓評估 19
Project Three Time Management時間管理 20
Part one: General knowledge知識目標 20
Part two: Field Practice實訓練習 27
Part three: Assessments實訓評估 27
Chapter Two Business Trip 29
Project one Preparation for International
Business Trip 商務旅行準備 29
Part one: General knowledge知識目標 29
Part two: Field Practice實訓練習 34
Part three: Assessments實訓評估 34
Project Two Being on Business Trip
商務旅行中 35
Part one: General knowledge知識目標 36
Part two: Field Practice 實訓練習 42
Part three: Assessments實訓評估 44
Project Three Developing Cross-cultural Awareness
培養(yǎng)跨文化交際意識 45
Part one: General knowledge知識目標 45
Part two: Field Practice實訓練習 54
Part three: Assessments實訓評估 54
Chapter Three Reception 57
Project One Guest Reception來賓接待 57
Part one: General knowledge知識目標 57
Part two: Field Practice 實訓練習 67
Part three: Assessments實訓評估 69
Project Two Business Reception商務接待 70
Part one: General knowledge知識目標 71
Part two: Field Practice實訓練習 80
Part three: Assessments實訓評估 81
Chapter Four Meetings 83
Project One On-site meetings公司內(nèi)部會議 83
Part one: General knowledge知識目標 84
Part two: Field Practice實訓練習 95
Part three: Assessments實訓評估 96
Project Two Off-site Events: Annual Meeting
公司年會 98
Part one: General knowledge知識目標 98
Part two: Field Practice 實訓練習 107
Part three: Assessments 實訓評估 107
Project Three Exhibitions展會 110
Part one: General knowledge知識目標 110
Part two: Field Practice實訓練習 121
Part three: Assessments實訓評估 121
Bibliography參考文獻 125

1. 商務秘書理論與實務（第三版） [主編 張同欽]
2. 黃河流域非遺衍生品傳播與經(jīng)濟開發(fā)協(xié)同發(fā)展研究 [畢雪燕 趙爽 著]
3. 秘書實用法律（第二版） [主 編 王秀卿 李克凝]
4. 建設工程經(jīng)濟 [全國一級建造師考試研究中心 編]
5. 高等學校畢業(yè)設計（論文）指導教程——經(jīng)濟管理類專業(yè) [主編 鮮于玉蓮 田俠]
6. 經(jīng)濟數(shù)學（第三版） [何春江]
7. 經(jīng)濟數(shù)學——微積分 [主 編 黃玉娟]
8. 經(jīng)濟數(shù)學——概率論與數(shù)理統(tǒng)計 [主編 林少華 孟艷雙]
9. 經(jīng)濟數(shù)學——線性代數(shù) [主編 李宗強 史昱]
10. 中國區(qū)域經(jīng)濟協(xié)調(diào)發(fā)展研究 [胡少維 著]
11. 經(jīng)濟數(shù)學——微積分（第二版）同步輔導及習題全解` [郝國亮]
12. 西方經(jīng)濟學（微觀部分•第五版）全程輔導及習題精解 [汲欣欣]
13. 西方經(jīng)濟學（宏觀部分•第五版）全程輔導及習題精解 [汲欣欣]
14. 經(jīng)濟應用數(shù)學基礎（一）微積分（第三版）全程輔導及習題精解 [馮君淑]
15. 經(jīng)濟應用數(shù)學基礎（二）線性代數(shù)（第四版）全程輔導及習題精解 [郭志梅]
16. 經(jīng)濟數(shù)學——線性代數(shù)（第二版）同步輔導及習題全解 [劉波]
17. 經(jīng)濟數(shù)學——概率論與數(shù)理統(tǒng)計（第二版）同步輔導及習題全解 [張藝馨]
18. 低碳經(jīng)濟——科學發(fā)展的呼喚 [沈曉 何志武]
19. 文秘英語 [徐希錦 張會青]
20. 英語財富密碼·盡曉全球財經(jīng)報刊經(jīng)濟熱點 [主編 江南羽 余利丹]
21. 旅游信息化簡明教程 [周賀來 主編]
22. 秘書英文寫作 [主編 劉立瑩 張紅]
23. 經(jīng)濟學基礎 [主編 閆彥 周登峰]
24. 秘書實用法律 [李克凝 王秀卿]
25. 商務秘書理論與實務（第二版） [董宣 張同欽 主編 ]
26. 西方經(jīng)濟學（宏觀部分•第四版）課堂筆記及習題全解 [李瑩瑩 汲欣欣]
27. 西方經(jīng)濟學（微觀部分•第四版）同步輔導及習題全解 [魏亞楠 汲欣欣]
28. 經(jīng)濟法 [李克凝 暢春霞 主 編 ]
29. 商務電腦實務 [主編 連衛(wèi)民 徐保民]
30. 宏觀經(jīng)濟統(tǒng)計分析——理論、方法與實務 [龔曙明 編著]